Common Sense Dispenser

La pagina ufficiale Facebook è, per un’azienda, un’opportunità per parlare, diffondendo informazioni, idee, proposte; ma anche per ascoltare, valutando il numero di iscritti, i “like” ricevuti, i commenti lasciati.

Chi ha creato o amministra una pagina può scrivere direttamente sulla wall, inserendo nel post link e immagini; a differenza di quanto accade se scriviamo nella wall del nostro profilo personale, o su quella di un amico, a fianco del post come autore non compariranno il nome e la foto del proprio profilo personale, ma il logo e il nome della pagina.

Di fatto, è impossibile, per l’amministratore, scrivere o commentare all’interno della pagina comparendo col proprio nome e cognome: questo aspetto, sicuramente dettato dalla volontà di sottolineare l’ufficialità delle comunicazioni che provengono dalle pagine, è a mio parere una limitazione piuttosto fastidiosa, perché, se in certi casi è opportuno parlare in forma ufficiale e impersonale, in altri sarebbe molto meglio poterci mettere la faccia e intervenire “con voce umana”. Ma tant’è, per il momento dobbiamo tenerci questa limitazione e sperare che prima o poi Facebook vi ponga rimedio.

Oltre che scrivere direttamente nella pagina, è possibile aggiungervi contenuti importandoli da altri siti: in particolare, se la vostra azienda ha un blog, è senz’altro una buona idea collegarlo alla pagina Facebook, in modo che quando pubblicate un nuovo post tutti gli iscritti alla pagina ne siano informati. Se lo fate, vi accorgerete in breve che – analizzando le statistiche di accesso al vostro sito – Facebook diventerà una preziosa fonte di “link in entrata”.

Come fare per integrare in automatico il blog e la pagina? Andate in Edit della pagina, e cliccate su Applicazioni; cercate quindi una delle applicazioni che leggono i Feed RSS. Io ho provato Simply RSS e Social RSS, entrambi piuttosto semplici da configurare, e in grado di inserire fino a cinque diversi feed.

Esistono anche diverse applicazioni che consentono di collegare a una pagina il vostro account Twitter. Valutate se è il caso di farlo, in base a come usate Twitter: se per voi è un canale di conversazione con altri tweeters, o se inviate molti tweet al giorno, forse non è il caso di farli uscire tutti anche nella pagina Facebook, per non rischiare di inondare i vostri iscritti con messaggi che magari per loro non significano nulla.

Come amministratori, avete l’opzione di permettere ai vostri iscritti di inserire post direttamente sul wall, o, al contrario, di poter solo commentare i vostri post. Sicuramente lasciare la pagina aperta ai commenti è un segnale di apertura e fiducia, e, come immaginerete, è la soluzione che personalmente preferisco. E se poi vi arrivano commenti negativi? Come ripeto sempre, se un’azienda lavora bene e in modo onesto, non sarà probabilmente indenne da errori e problemi, ma, quando questi accadono, è in grado di affrontarli in modo costruttivo e uscire anche migliorata dall’esperienza.

Le pagine Facebook erano nate inizialmente come fan pages: chiunque poteva creare una fan page – per un marchio, un prodotto, un artista, un programma televisivo – e a queste pagine ci si iscriveva dichiarandosi fan.

Nel 2010, probabilmente per rimediare a una situazione in cui spesso le pagine “spontanee” oscuravano quelle attivate dai legittimi titolari, le fan pages hanno lasciato il posto alle pagine ufficiali.

Le pagine ufficiali sono destinate ad aziende, organizzazioni, enti, artisti, insomma a entità “pubbliche”. Creando una pagina ufficiale, ci si qualifica come rappresentante ufficiale dell’azienda o celebrità o marchio; ai semplici ammiratori resta la possibilità di dar vita a un “gruppo”.

Le persone si iscrivono alle pagine ufficiali non più dichiarandosi fan (legame che in effetti implica un certo livello di coinvolgimento), ma, più semplicemente, cliccando sul pulsante “like / mi piace”. Si tratta quindi di una dichiarazione meno impegnativa, che si suppone renda le persone più propense a “restare in contatto” con la pagina. Chi dichiara che una pagina “gli piace”, da quel momento vedrà nella propria home gli aggiornamenti della pagina stessa, come fossero post dei suoi amici.

Creare una pagina è quindi un buon modo per far sì che le persone interessate ricevano in automatico notizie e messaggi sulla nostra attività. È uno strumento che rispetta in pieno i principi del permission marketing, perché gli iscritti hanno scelto liberamente di collegarsi a noi; non è particolarmente invasivo; e, se lasciamo aperti i commenti sulla pagina che abbiamo creato, ci permette di raccogliere opinioni e pareri.

Attenzione: tutto il contenuto che viene prodotto all’interno della pagina non è, di fatto, proprietà nostra, ma appartiene alla piattaforma Facebook; così come non abbiamo modo, all’interno di Facebook, di raccogliere dati ed email dei nostri iscritti. Stiamo, cioè, usando uno spazio di altri: non è detto che questo sia necessariamente un male, anzi è un vantaggio se in questo spazio abbiamo la possibilità di incontrare persone che difficilmente passerebbero dalle nostre parti, ma è bene che ne siamo consapevoli, perché, se pensiamo di aver bisogno di creare (anche) una comunità “nostra”, sarà opportuno che la pagina funzioni soprattutto come un invito a venirci a visitare “da noi”.

Fatte queste premesse, vediamo come si fa a creare una pagina ufficiale. Sul menu di Facebook, clicchiamo sulla voce “ads and pages”, e navigheremo a una pagina in cui si trovano l’elenco delle pagine che amministriamo e, in alto, un pulsante “Create page”.

Da qui, arriveremo alla maschera di creazione della pagina, in cui dovremo indicare che tipo di pagina vogliamo creare (se un “local business”, un marchio, un artista o persona nota), e dichiarare di essere i rappresentanti ufficiali titolati per farlo. La scelta del nome è importante, perché il nome della pagina non può essere cambiato in un secondo momento.

Una volta aperta la pagina, dall’elenco delle pagine attive possiamo andare in “edit” della nostra pagina, per modificarne le caratteristiche. Ad esempio, dai “settings” possiamo renderla temporaneamente non attiva (mentre ci stiamo lavorando per prepararla), e restringerne la visibilità per nazione o fascia di età; dai “wall settings” possiamo consentire o proibire ai fan di scrivere sul nostro wall. All’interno della pagina, dovremo caricare il nostro logo o un’immagine che ci caratterizzi, e sarà bene anche impostare due righe di testo che spieghino chi siamo e/o rimandino al nostro sito web.

Per il momento, è tutto; nella prossima lezione, continueremo a parlare delle pagine ufficiali, per vedere come collegarle al nostro sito o blog e agli altri social network che usiamo.

I profili utente di Facebook possono essere utilizzati solo per rappresentare una persona, e devono essere associati al nome e cognome di quella persona.

Tuttavia c’è chi inizia a promuovere la propria azienda creando un account Facebook che ha come nome e cognome la propria ragione sociale. Succede così di vedere in giro – o di ricevere richieste di amicizia firmate da – pseudoutenti (fake) che di nome fanno Macelleria, e di cognome Il Vitello d’Oro.

Certo, il profilo personale presenta, a uno sguardo superficiale, alcuni vantaggi, primo fra tutti quello di potere inviare messaggi diretti ai propri “amici”: ma usarlo in questo modo è un trucco che va direttamente a violare le primissime clausole dei Termini di servizio (il contratto che ciascuno di noi sottoscrive nel momento in cui si iscrive a un servizio online, anche se gratuito), e può avere una serie di conseguenze piuttosto dannose per la vostra reputazione aziendale.

Creare un profilo personale che non corrisponde a una persona reale vi espone innanzitutto al rischio di essere, un giorno o l’altro, cancellati, magari a seguito di una segnalazione da parte di un vostro concorrente. Vi potrebbe accadere, così, di non riuscire più a collegarvi al vostro profilo, perché questo è stato disattivato – senza preavviso e senza diritto di replica. Facebook è nel suo diritto a chiudervi il profilo, perché avete usato la piattaforma in violazione delle condizioni sottoscritte, e voi avete perso in un attimo tutto il lavoro fatto finora per creare e coltivare relazioni. E non vi consiglio di andare in giro a lamentarvi della cosa, perché qualcuno potrebbe pensare che non sapete leggere i contratti, o che, peggio, siete persone poco serie.

Se – per inesperienza o perché mal consigliati – avete già creato un profilo “irregolare”, col nome della vostra impresa, c’è solo una cosa da fare: ricominciare tutto da capo:

1. aprite un nuovo profilo a vostro nome
2. se avete pubblicato dei contenuti significativi sul vecchio profilo, copiateli manualmente nel profilo nuovo
3. invitate  a diventare vostri amici tutti gli amici del profilo “irregolare”, magari con un messaggio che spieghi “ti suggerisco di diventare amico di Giovanna Rossi, la titolare di questa macelleria; il profilo Macelleria Rossi verrà fra poco sostituito dalla pagina ufficiale, restiamo in contatto!”
4. dopo aver trasferito tutte le informazioni nel nuovo profilo, disattivate l’account “irregolare” dalla scheda “Impostazioni” della pagina “Il mio account”. Ricordate che disporre di più profili è una violazione dei Termini di Servizio di Facebook, quindi, dopo un certo periodo di tempo, la cosa migliore da fare è chiedere la cancellazione definitiva dell’account non più utilizzato (qui trovate l’indirizzo del form per chiedere la cancellazione definitiva e irrevocabile)

Nel prossimo post, vedremo come fare il passo successivo, quello di creare la pagina ufficiale della vostra attività. A presto!

[Questo è il primo di una serie di post dedicati all'uso di Facebook da parte delle piccole imprese; nelle prossime puntate, parlerò di pagine ufficiali, social plugin, gruppi, pubblicità su Facebook, ecommerce su Facebook]

Con oltre 400 milioni di utenti in tutto il mondo, di cui 15,5 in Italia (dati forniti da Facebook nel marzo 2010), Facebook è una realtà che le aziende difficilmente possono permettersi di ignorare.

Facebook ha avvicinato ai social network una larga fascia di persone che  ne erano in gran parte estranee. La disponibilità di cellulari relativamente economici dotati di un piano dati e di un’applicazione per collegarsi non a tutta la rete Internet, ma solo a Facebook, ha aggiunto la dimensione mobile alla pratica di rete anche per chi non ha in tasca un costoso smartphone.

Se avete un’impresa, anche piccola, dovreste valutare seriamente l’opportunità di affiancare Facebook ai vostri canali di comunicazione. Questo vale sicuramente se:

• vi rivolgete ai consumatori finali per vendere i vostri prodotti o servizi
• fate affidamento sulle relazioni - clienti abituali, passaparola, referenze – per trovare nuovi clienti e mantenere quelli esistenti
• la vostra offerta è caratterizzata dalla presenza di “offerte speciali”, lanci di prodotti, novità, variazioni stagionali
• organizzate eventi – promozioni, feste, seminari

Vediamo allora come iniziare a usare bene Facebook per il vostro business.

Innanzitutto, una premessa indispensabile: non potete iniziare a usare Facebook a scopi aziendali se prima non vi fate un’idea di come funziona; quindi, se fino ad oggi non vi siete iscritti, è arrivato il momento di farlo.

Aprite il vostro profilo personale, con il vostro nome e cognome; leggete attentamente le Condizioni d’uso, che sono un vero e proprio contratto che vi impegnate a rispettare; aggiungete come amici prima di tutto le persone che conoscete bene, e a cui magari potete chiedere un consiglio “a voce”; e iniziate ad aggiornare la vostra pagina con pensieri, foto, video.

Ragionate su quali livelli di privacy volete mantenere, e su cosa pubblicate online: ricordatevi che state via via costruendo una parte della vostra “immagine pubblica”, che inevitabilmente si rifletterà anche sulla reputazione della vostra attività aziendale.

Se alla fine di questo percorso di esplorazione avrete deciso che Facebook non fa assolutamente per voi, prendetevi una pausa di riflessione prima di usarlo per la comunicazione aziendale: il marketing attraverso i social media funziona bene solo se lo riuscite a fare in modo spontaneo e personale, e magari divertendovi anche un po’. Usare un social network non è qualcosa che vi ha ordinato il medico, e, se non vi trovate a vostro agio nel farlo, probabilmente incontrerete molte difficoltà a usarlo in modo disinvolto e naturale per lavoro.

Se invece ci avete preso gusto, iniziate a collegarvi anche alle persone che conoscete per lavoro, in particolare ai vostri clienti: leggendo sulla vostra homepage i loro status update e osservando i loro gusti e opinioni, otterrete informazioni che vi torneranno utili nella gestione della vostra relazione con loro.

La cosa che non dovete assolutamente fare, invece, è creare il vostro profilo impostando come nome e cognome la ragione sociale della vostra attività: cioè attivare un account personale che sia qualcosa del tipo “Salumeria Rossi”, o “Bar Zodiaco”, o “Le Sirene Parrucchiere”. Non solo questo va contro i Termini di servizio di Facebook, ma vi espone a diversi rischi; nel prossimo post di questa serie, vedremo perché, e anche cosa fare se, per inesperienza o perché mal consigliati, vi trovate in questa situazione.

A presto

Sintetizzare una gran quantità di informazioni in un simbolo grafico, che si possa stampare e leggere con attrezzature poco costose, significa poter automatizzare un gran numero di operazioni, e diminuire la possibilità di errore in situazioni critiche quali lo smistamento di merci, la distribuzione di farmaci, o anche solo il calcolo dello scontrino alle casse del supermercato.

Questo è stato il motivo del successo pressoché universale dei codici a barre, che da decenni vengono usati per etichettare prodotti e oggetti di ogni tipo.

Di recente, il concetto dei codici a barre si è evoluto, e sono nati nuovi sistemi di codifica, non più unidimensionali, ma bidimensionali: fra questi, il più diffuso è il sistema dei QR code, ancora poco conosciuto in Italia, ma già molto usato altrove, soprattutto in Giappone.

Negli ultimi mesi si sono visti anche da noi alcuni esempi di uso dei QR code in pubblicità (annunci contenenti un codice, che, letto con uno smartphone, rimandava al sito del prodotto o del servizio) e in editoria (il settimanale Panorama per alcune settimane ha inserito nei propri articoli un QR code col link agli approfondimenti online).

In questo video, ripreso durante un evento-Ignite svoltosi a Ravenna nei mesi scorsi, spiego in breve l’ABC dei codici bidimensionali: buona visione!

Provate a pensare a tutte le password, codici di accesso, PIN che dovete ricordare: una o più caselle di posta elettronica, Skype, Facebook e gli altri social network, l’homebanking, il pannello di amministrazione del vostro sito, l’area riservata dell’associazione di categoria, i siti di e-commerce che vi richiedono una registrazione, una decina di servizi online a cui vi siete iscritti…

Come fate a ricordare tutte queste password? Siete sicuri di essere al sicuro?

Vediamo innanzitutto cosa NON dovreste fare, e perché.

1. Scrivere tutte le password su un post-it attaccato al video in un file PASSWORD.TXT salvato sul vostro computer
Diamo pure per scontato che sul vostro video non ci sia uno dei post-it che vedo ogni tanto attaccati in qualche ufficio; tuttavia, tutti i miei conoscenti che si occupano di assistenza hardware mi raccontano di trovare, in molti dei pc su cui fanno assistenza, un bel documento di testo con tutte le “identità digitali” del proprietario. Questo comportamento vi espone ad ogni tipo di rischi: il vostro computer potrebbe essere rubato, e con esso tutti i vostri dati; un tecnico dotato di scarsa etica professionale (o un collega che si trovi ad usare temporaneamente la vostra stazione di lavoro) potrebbe trovare il file, e decidere di copiarselo; l’improvvisa rottura del vostro disco rigido vi lascerebbe a piedi (non raccontatemi che avete un backup criptato del file password.txt, perché non ci credo). Insomma, basta poco per mettervi in un mare di guai.

2. Usare dappertutto la stessa password
Avete trovato una password perfetta, difficilmente intuibile (cioè diversa dal vostro cognome o dal nome di vostro figlio), e la usate per ogni servizio, così siete sicuri di non sbagliare. E invece state sbagliando. Capiterà di doversi collegare alla rete da un Internet point malgestito, o dal computer di qualcuno che non usa antivirus aggiornati, ed è quindi infestato di “sniffer” che spiano i dati di passaggio alla ricerca di qualche informazione interessante. E la vostra password universale è un’informazione molto interessante, perché, una volta in cattive mani, sarà un gioco da ragazzi provarla a ripetizione su una gran quantità di servizi online, riuscendo ad entrare al posto vostro: un furto di identità in piena regola. Usare la stessa password per tutti i servizi è sicuro tanto quanto mettere la stessa serratura alla porta di casa, del garage, dell’ufficio e dell’appartamento al mare, e lasciare attaccato al portachiavi il proprio biglietto da visita!

3. Salvare le password su Firefox
Usate Firefox, e fate bene perché è un ottimo browser, ma avete preso l’abitudine di memorizzare username e password sul browser per non doverli ridigitare ogni volta. Beh, questo praticamente equivale a lasciare sul vostro computer un comodo file PASSWORD.TXT, ancora più semplice da usare per qualcuno che abbia accesso, anche solo per poco, alla vostra macchina. Infatti, Firefox ha la pessima abitudine di salvare le password “in chiaro”, cioè in un formato leggibile a tutti: basta andare sul menu “Preferenze”, scegliere la voce “Sicurezza”, e cliccare sul bottone “Password salvate”: ed ecco l’elenco di tutti i siti di cui avete memorizzato le credenziali di accesso. Basterà selezionare l’opzione “mostra password”, per leggersi tutto. L’unico modo per evitare di far mostrare le password è quello di criptarle impostando una “Master Password”, che però vi verrà chiesta ogni volta che si apre il browser: non proprio il massimo della comodità.

Che fare allora? Ecco un sistema per usare password sempre diverse, ma facilmente memorizzabili, e alcuni strumenti che vi permetteranno di conservare i vostri dati al riparo da occhi indiscreti, ma al tempo stesso a portata di mano, in qualunque momento, solo per voi.

A. Costruite le vostre password seguendo una regola
Invece di usare la stessa password per tutti i servizi, costruite una regola da applicare per generare password sempre diverse. Ad esempio, se le vostre password sono composte da un prefisso sempre uguale (ma non banale), più un certo numero di caratteri che dipendono dal nome del servizio che state usando, magari modificato in qualche modo, non avrete problemi a ricostruirle in ogni momento. Banalizzando, se tutte le vostre password sono costruite unendo “abc123″ alle prime tre lettere del nome del sito, la password per Amazon.com sarà “abc123ama”, quella per Skype “abc123sky”, e così via. Potete complicare un po’ la regola, in modo che non sia così direttamente intuibile, ma dopo pochi giorni sarete in grado di usare tutte le vostre password senza un momento di esitazione.

B. Usate un “portachiavi criptato”
Ci sono molti sistemi che permettono di memorizzare in forma criptata tutti i propri account: alcuni sono servizi online (io uso Clipperz e mi trovo benissimo, ma ce ne sono altri come Passpack), altri sono software da scaricare sul proprio computer (il più famoso è senz’altro KeePass). Si tratta di software che usano algoritmi per criptare i dati memorizzati, fornendo allo stesso tempo un’interfaccia comoda per registrare le varie credenziali di accesso, e usarle velocemente (spesso con un click su un pulsante “collegamento diretto”). In questo modo, impostando una sola chiave di sicurezza (che sarà una frase abbastanza lunga e complessa da risultare difficile da scoprire), si entra nel proprio “portachiavi criptato”, e ci si può concedere il lusso di usare password veramente difficili (ad esempio quelle create dal generatore automatico di password fornito dal sistema stesso).
Sia Clipperz che Passpack funzionano online su collegamento sicuro https, e tutto il processo di codifica e decodifica delle credenziali attraverso gli algoritmi di cifratura avviene nella memoria temporanea del browser, quindi al server vengono inviati dati già criptati (cioè: i gestori del servizio non possono avere la più pallida idea di quali dati avete memorizzato). Entrambi i sistemi offrono la possibilità di scaricare una copia in sola lettura del proprio archivio di password, da usare quando si è offline o da portare con sè su una chiavetta USB; naturalmente, anche la copia locale richiederà la chiave di cifratura personale. E’ anche possibile generarsi chiavi di cifratura “usa e getta”, utilissime quando si debba usare il sistema su computer di estranei: la chiave “usa e getta”, anche se intercettata, non sarà più utilizzabile da nessuno.
Clipperz è gratuito (ma vi suggerisco, se lo usate, di fare una donazione agli sviluppatori, che se la meritano davvero); Passpack ha una fascia di utilizzo gratuita, e dei profili a pagamento che offrono maggiori opzioni in termini di numero di password, condivisione temporanea degli account, e così via. L’interfaccia di Clipperz è localizzata anche in italiano, mentre Passpack è disponibile solo in inglese.

Memorizzare tutte le proprie password all’interno di un “portachiavi critptato” richiede un minimo impegno, paragonabile a quello di fare un cambio di stagione nel guardaroba, ma è ampiamente ripagato in termini di sicurezza e serenità: trovate quindi un pomeriggio da dedicare a questo lavoro, e sarà tempo ben speso.

Forse quando avete iniziato a lavorare eravate solo due soci, lavoravate gomito a gomito dodici ore al giorno, e tenere sotto controllo tutto quel che succedeva era semplice.

Ma, dopo qualche anno di attività, in ufficio ci sono altre persone, i progetti e i clienti si sono moltiplicati, e avete l’impressione di non sapere più su cosa stanno lavorando i vostri colleghi. Alcuni di voi sono spesso fuori sede, o lavorano da casa; e la riunione settimanale si è trasformata in un estenuante elenco dei lavori in corso, tanto lungo che non c’è mai tempo da dedicare alla strategia per il futuro.

Come potete uscire da quest’empasse, e fare in modo che tutti siano informati su quel che fanno i colleghi senza che questo significhi passare più tempo in sala riunioni che al lavoro? E come potete farlo usando uno strumento che non vi costi un occhio della testa, e sia immediatamente utilizzabile da tutti?

Yammer è la risposta che fa per voi. Potete pensarlo come il nucleo-base della Intranet che vi servirebbe: uno spazio in cui condividere le informazioni sui lavori in corso, dare avvisi utili, sapere di cosa si stanno occupando i colleghi, avvisare che si è preso in carico un problema e ci si sta lavorando.

Yammer vi mette a disposizione – gratuitamente o ad un costo risibile – un ambiente protetto, in cui ciascuno definisce il suo profilo e comunica agli altri – attraverso brevi messaggi di “status”, e se necessario con la possibilità di caricare files e immagini – cosa sta facendo.

Attivare il servizio è semplicissimo: navigate all’indirizzo www.yammer.com, e vi iscrivete al servizio inserendo il vostro indirizzo email aziendale, cioè quello che è collegato al dominio della vostra azienda, ad esempio nome.cognome@lamiaazienda.com. (non avete un dominio aziendale e usate ancora un email del tipo “nomeazienda@libero.it”? Malissimo. Di questo parleremo in uno dei prossimi articoli). E’ importante che vi registriate con il vostro indirizzo diretto e non con l’email standard aziendale (per intenderci, il classico info@lamiaazienda.com), perché l’indirizzo email sarà il vostro username, e identificherà il vostro profilo.

La registrazione è gratuita, così come l’uso di tutte le funzioni base di Yammer; esistono due soluzioni “premium”, che offrono maggiori opzioni di controllo agli amministratori del sistema (ad esempio la possibilità di inibire alcuni indirizzi email, o di gestire domini multipli), ma la versione free è largamente sufficiente per iniziare.

Per completare la registrazione, riceverete un email con un link di verifica, su cui dovrete cliccare per confermarvi e completare il vostro profilo: nome e cognome, foto (che potete anche aggiungere in seguito), e soprattutto elenco dei colleghi da invitare dentro Yammer. Potrete indicare in gruppi separati i vostri colleghi diretti, i vostri responsabili e le persone che fanno capo a voi, e ciascuno di loro riceverà un messaggio di invito al network.

Una volta iscritti, potrete scaricarvi un comodo programmino da installare sul desktop, per attivare Yammer in modo indipendente dal browser, e poter vedere “in diretta” i messaggi mano a mano che vengono inseriti. In alternativa, userete Yammer dal vostro browser.

Ora ciascuno potrà condividere su Yammer pensieri, informazioni, avvisi. Il commerciale che ha appena concluso un contratto celebrerà l’acquisizione in diretta (esiste anche la versione mobile, per iPhone o Blackberry); il tecnico che ha risolto un problema informerà tutti sulla soluzione adottata; l’addetto all’assistenza avviserà che ha preso in carico una certa segnalazione. In pratica, ciascuno terrà informati gli altri su quel che sta facendo, senza il bisogno di annunciarlo ad alta voce, o di spedire l’ennesimo email in CC a tutti.

E tutto quel che è stato scritto rimarrà visibile a tutti, ricercabile per parole chiave e reperibile come riferimento futuro.

E’ possibile organizzare gli utenti in gruppi, compiere ricerche, commentare i messaggi dei colleghi o segnalarli con un “like”; le informazioni che ciascuno associa al suo profilo vanno a creare una rubrica condivisa, utile soprattutto nelle organizzazioni più estese, e perfino un organigramma già pronto, coi collegamenti alla “bacheca” di ciascuno.

I vantaggi di Yammer:

• è velocissimo da attivare
• la versione gratuita offre praticamente tutto ciò che serve; le versioni premium hanno un costo molto ridotto
• si impara a usarlo in cinque minuti
• elimina decine di email alla settimana
• elimina ore e ore di riunioni in cui ci raccontiamo cose già successe
• tutti sanno in tempo reale quel che sta succedendo
• tutto quel che viene scritto resta ricercabile anche dopo settimane e mesi
• può essere usato anche da uno smartphone

I contro, o, per meglio dire, le parziali limitazioni di Yammer:

• per usarlo, occorre essere collegati a Internet
• serve un dominio aziendale
• possono far parte della community solo le persone che hanno un indirizzo personale sul dominio aziendale
• nelle strutture in cui non tutti usano il computer, chi non lo usa è tagliato fuori dalla community

Come vedete, il primo elenco supera di gran lunga il secondo. E inoltre:

• nessuno potrà più dire “non mi avevate avvisato”
• la maggior trasparenza favorirà il coinvolgimento di ciascuno nella vita aziendale
• celebrare i successi e complimentarsi per le buone soluzioni diventerà molto più semplice, con forte aumento della motivazione e dello spirito di gruppo
• le soluzioni trovate una volta non dovranno essere reinventate altre mille volte
• chiedere e dare consigli diventerà più semplice
• le persone che diffondono la conoscenza, invece di tenerla stretta per sè, vedranno migliorare la propria reputazione

Io l’ho attivato in Wafer, l’agenzia web che ho diretto fino al dicembre 2009, e – nonostante avessimo già molti strumenti di condivisione delle informazioni – ne abbiamo immediatamente sperimentato i vantaggi.

Dato che provare non costa praticamente nulla, consiglio a tutti di farlo.